Διαχείριση Επαγγελματικών Κτιρίων

Κτίρια που χρειάζονται τις υπηρεσίες της εξωτερικής διαχείρισης είναι μεταξύ άλλων:

Μέγαρα γραφείων	Εμπορικά κέντρα
Κτίρια γραφείων τραπεζών	Κτίρια γραφείων ασφαλιστικών εταιριών

Διαχείριση Μεγάρων Γραφείων– Εμπορικών Κέντρων

Η υψηλή ποιότητα των υπηρεσιών και τα ανταγωνιστικά μας πλεονεκτήματα καλύπτουν πλήρως τις ανάγκες σας μέσω των 4 βασικών πυλώνων υπηρεσιών που ακολουθούν:

4.1 Ως προς το πλαίσιο της οικονομικής διαχείρισης του Κτιρίου

1. Εκδίδουμε ΑΦΜ στα στοιχεία της Διαχείρισης
2. Ανοίγουμε τραπεζικό λογαριασμό στα στοιχεία της Διαχείρισης.
3. Προβαίνουμε για λογαριασμό της Διαχείρισης σε κάθε είδους πληρωμές και εισπράξεις, όπως πληρωμές εργολάβων για εργασίες που έχουν ανατεθεί σε τρίτους (π.χ. συντηρήσεις, αμοιβές τεχνικών, συμβούλων, εταιρείας συντήρησης ανελκυστήρων, εταιρεία καθαρισμού κλπ.).
4. Ακολουθούμε την κατανομή, την είσπραξη και την αποπληρωμή των κοινών δαπανών και των πάγιων προκαταβολών εγγυήσεων αυτών, σύμφωνα με τον κανονισμό του Κτιρίου.
5. Συλλέγουμε – ελέγχουμε – καταχωρούμε τις  κοινόχρηστες δαπάνες (εσόδα– εξόδα)

α) Συλλογή των παραστατικών των εξόδων ανά μήνα βάσει των επιμέρους συμβάσεων παροχής υπηρεσιών,

β) Έλεγχος και καταχώρηση των παραστατικών (λογαριασμών ΔΕΚΟ, προμηθευτών κλπ.) 

γ) Διατήρηση Βιβλίου Εσόδων – Εξόδων και αρχείο με τους λογαριασμούς και αποδείξεις που αφορούν τη διαχείριση του Κτιρίου.

6. Κινούμε και διαχειριζόμαστε τον λογαριασμό διαχείρισης-αποθεματικού. Οι πληρωμές πραγματοποιούνται μόνο ηλεκτρονικά (και όχι με μετρητά) έτσι ώστε να υπάρχει πλήρης διαφάνεια, καθώς το extrait του λογαριασμού αποτελεί και το ίδιο το ταμείο.
7. Ελέγχουμε την πορεία των εισπράξεων κοινοχρήστων και μεριμνούμε για την εμπρόθεσμη πληρωμή από τους μισθωτές και τους ιδιοκτήτες. Επιπλέον, σε περίπτωση καθυστερούμενων οφειλών πέραν της διορίας που ορίζει ο κανονισμός, θα πραγματοποιούμε επικοινωνία με τους μισθωτές που οφείλουν, ώστε να εξοφλήσουν άμεσα τις οφειλές τους.
8. Ενημερώνουμε τους ιδιοκτήτες για τις οφειλές του / των μισθωτών ή προμηθευτών στο διάστημα που έχει οριστεί, καθώς και λοιπών θεμάτων διαχείρισης (πχ. τεχνικών) όταν αυτά προκύπτουν.
9. Υποβάλουμε γραπτή αναφορά προς τη Γενική Συνέλευση των συνιδιοκτητών του Κτιρίου σε ετήσια βάση, ενημερώνοντάς την για την οικονομική διαχείριση του Κτιρίου.
10. Υποβάλουμε την τριμηνιαία ηλεκτρονική υποβολή κατάστασης συμβάσεων που έχει συνάψει το Κτίριο.
11. Προβαίνουμε σε επαφές με τις Δημόσιες/Δημοτικές αρχές που απαιτούνται κατά διαστήματα για θέματα κοινοχρήστων σε συνεννόηση με τους ιδιοκτήτες.

Η διαφάνεια του παραπάνω συστήματός μας έχει δημιουργήσει ευχαριστημένους και πιστούς πελάτες, εκ των οποίων μπορούμε να σας προσκομίσουμε και συστατικές επιστολές σε περίπτωση που τις χρειαστείτε.

4.2 Ως προς την είσπραξη κοινοχρήστων:

Σε περίπτωση που κάποια είσπραξη δεν γίνεται εντός των εγγράφως προκαθορισμένων από ΓΣ χρονικών ορίων:

• Η εταιρεία επικοινωνεί τηλεφωνικά με τον ενοικιαστή ή ιδιοκτήτη του γραφείου/καταστημάτος για να λάβει νέα ενημέρωση τρόπου αποπληρωμής ή ορισμού νέας ημερομηνίας πληρωμής του ποσού οφειλής.
• Η εταιρεία υποχρεούται να ενημερώσει τους ιδιοκτήτες, για την εξέλιξη των χρεών κοινοχρήστων δαπανών, ώστε να συγκληθεί Γενική Συνέλευση με σκοπό την αντιμετώπιση του συγκεκριμένου θέματος. Στο συμφωνητικό συνεργασίας μεταξύ των δύο συμβαλλομένων θα αναγράφεται με σαφήνεια το χρονικό περιθώριο που θα δίδεται στον υπόχρεο ιδιοκτήτη ως διάστημα για να καταβάλει το συνολικό χρέος που θα έχει δημιουργήσει π.χ. 3 μήνες. Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης θα υπάρχει ανάλογη έγγραφη ενημέρωση.

Οποιαδήποτε περαιτέρω νομική διαδικασία ανατίθεται, μέσω απόφασης της Γενικής Συνέλευσης, σε εξειδικευμένο δικηγόρο και τα έξοδα επιβαρύνουν τους ιδιοκτήτες

4.3 Ως προς την εύρυθμη λειτουργία της εγκατάστασης αναλαμβάνουμε την τεχνική διαχείριση για τα εξής θέματα:

· Συμβαλλόμαστε με τρίτους, φυσικά ή νομικά πρόσωπα και να υπογράφουμε τις σχετικές συμβάσεις σε σχέση με την παροχή οποιασδήποτε υπηρεσίας σχετικής με τη λειτουργία του κτιρίου υλοποιώντας τις σχετικές αποφάσεις της Γενικής Συνέλευσης των συνιδιοκτητών.

· Σε περίπτωση ανάθεσης σε τρίτους, παρακολουθούμε και επιβλέπουμε ότι ενεργούν σύμφωνα με τις οδηγίες του και τον κανονισμό και προς όφελος του Κτιρίου.

· Διατηρούμε τους κοινόκτητους και κοινόχρηστους χώρους ασφαλισμένους, σύμφωνα με τη νομοθεσία και τις απαιτήσεις του Κανονισμού.

· Αποφασίζουμε για τα επείγοντα θέματα που άπτονται της λειτουργίας του Κτιρίου και χρειάζονται άμεση αντιμετώπιση. Επίσης, λαμβάνουμε τα προσήκοντα μέτρα.

· Ενημερωνόμαστε για τα πάσης φύσεως προβλήματα του Κτιρίου, έτσι ώστε να προβαίνουμε σε άμεσες ενέργειες για την επίλυση τους με τον βέλτιστο τρόπο.

· Συμβάλλουμε με ειδικούς συμβούλους για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών σχετικά με θέματα του Κτιρίου κατόπιν έγκρισης από τη Γενική Συνέλευση των συνιδιοκτητών.

· Διερευνούμε και προτείνουμε στους συνιδιοκτήτες το βέλτιστο τρόπο λειτουργίας του Κτιρίου εν γένει.

· Θέτουμε στη διάθεση των εκάστοτε συντηρητών το Κτήριο και τον εξοπλισμό του και επιτρέπουμε σε αυτούς την πρόσβαση στις τεχνικές εγκαταστάσεις, σε ημέρες και ώρες κατά τις οποίες δεν παρεμποδίζεται η ομαλή διεξαγωγή των εργασιών των φυσικών και νομικών προσώπων που στεγάζονται στο κτήριο.

· Εξασφαλίζουμε την απαραίτητη συνεργασία όλων των φυσικών και νομικών προσώπων που στεγάζονται στο Κτήριο, έτσι ώστε να αποφευχθούν τυχόν καθυστερήσεις ή προβλήματα στην τήρηση του χρονοδιαγράμματος των εργασιών συντήρησης, επισκευών κτλ

4.4 Ως προς το  πλαίσιο της διοικητικής διαχείρισης του Κτιρίου:

• Παρακολουθούμε και ελέγχουμε την τήρηση του κανονισμού του Κτιρίου και των αποφάσεων των Γενικών Συνελεύσεων των συνιδιοκτητών.
• Συγκαλούμε και συντονίζουμε τις Γενικές Συνελεύσεις των συνιδιοκτητών. Ενημερώνουμε σε αυτές για τα ζητήματα που αφορούν στη λειτουργία του Κτιρίου και απαιτούν τη λήψη αποφάσεων για την αντιμετώπισή τους.
• Τηρούμε το βιβλίο των πρακτικών των Γενικών Συνελεύσεων των συνιδιοκτητών, το αρχείο της αλληλογραφίας με συνιδιοκτήτες, ενοίκους και τρίτους και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο ή  αρχείο του οποίου η τήρηση κριθεί από τις Γενικές Συνελεύσεις των συνιδιοκτητών ως απαραίτητη.
• Προχωρούμε με τις απαραίτητες διαδικασίες για την παράδοση/παραλαβή αφού οριστεί νόμιμος εκπρόσωπος της δραστηριότητας διαχείρισης του Κτιρίου κατόπιν απόφασης της Γενικής Συνέλευσης των συνιδιοκτητών.

Εκπρόσωπος της UNIDOMUS παρευρίσκεται και συντονίζει Γενικές Συνελεύσεις σε κτίρια τα οποία διαχειρίζεται η εταιρία μας και ακολουθεί τις διαδικασίες που ορίζει το εκάστοτε καταστατικό. Η εμπειρία των εκπροσώπων μας, καθώς και η δυνατότητά τους στη διαχείριση κρίσεων, συμβάλει στη ομαλή διεξαγωγή μιας Γενικής Συνέλευσης.

Για την έναρξη της συνεργασίας απαιτούνται:

• Απόφαση της Γενικής συνέλευσης ιδιοκτητών, όπου θα διατυπώνεται σαφώς η ανάθεση της εξωτερικής διαχείρισης του κτιρίου και παράλληλα θα ορίζεται ένας εκπρόσωπος και υπεύθυνος της μεταξύ μας επικοινωνίας ή μια επιτροπή που ελέγχει την εταιρεία διαχείρισης.
• Υπογραφή συμφωνητικού συνεργασίας.
• Εξουσιοδότηση της ΓΣ προς την εξωτερική διαχείριση για απόκτηση ΑΦΜ της Διαχείρισης του Κτιρίου, καθώς και άνοιγμα-χρήση τραπεζικού λογαριασμού.
• Αντίγραφο του καταστατικού- κανονισμού λειτουργίας και πράξεις που το έχουν αλλάξει από τη συγγραφή του έως σήμερα.
• Κατάσταση χιλιοστών του μηχανικού για να εκτυπωθούν βάση αυτής οι κοινόχρηστες δαπάνες.
• Βιβλίο πρακτικών ΓΣ.
• Λίστα με τα στοιχεία επικοινωνίας των ενοικιαστών και των ιδιοκτητών.
• Λίστα με τα στοιχεία επικοινωνίας των συνεργείων- συνεργατών που έχουν επιλεχθεί για τη συντήρηση του κτιρίου από τη Γ.Σ.
• Μετρητές ΔΕΗ & ΕΥΔΑΠ.
• Προηγούμενα κοινόχρηστα και αρχείο τελευταίας χρονιάς.
• Λίστα οφειλών και ανείσπρακτες αποδείξεις.
• Λίστα λοιπών εκκρεμών υποθέσεων διαχείρισης.
• Ποσό αποθεματικού.
• Απόφαση ΓΣ για το ποιες εργασίες συντήρησης έχουν αποφασισθεί για την επόμενη διαχειριστική χρήση (Εφόσον υφίσταται)

Με στόχο να αποτελέσουμε έναν αξιόπιστο σας συνεργάτη σε θέματα οικονομικής διαχείρισης & υπηρεσιών συντήρησης των κτιρίων σας, παραμένουμε στην διάθεση σας για μία κατ’ ιδίαν συνάντηση για να εξετάσουμε τις προοπτικές συνεργασίας μας.